Comment automatiser ses reportings ?

L'efficacité et la précision sont des éléments clés pour assurer le succès et la croissance d'une entreprise. Surtout lorsqu’il s’agit de gérer les finances de son entreprise. Toutes les entreprises devraient utiliser le reporting en tant qu’outil d’aide à la décision. Mais il n’est pas toujours évident de tenir un reporting fiable et à jour. C’est dans ce contexte que l'automatisation des reportings prend toute son importance.
Il s’agit du processus qui permet de générer automatiquement des rapports financiers à partir de données préexistantes.
L'automatisation des reportings financiers joue un rôle crucial dans la gestion des finances d'entreprise. Elle permet aux entreprises de suivre et de contrôler leurs performances financières de manière plus efficace et précise
Dans cet article, nous allons explorer en détail les avantages et les implications de l'automatisation des reportings dans la gestion des finances d'entreprise.

Qu'est ce que l’automatisation des reportings ?

L'automatisation des reportings est un processus qui permet de générer automatiquement des rapports à partir de données collectées. Ce processus utilise des logiciels et des outils technologiques pour collecter, analyser et présenter des données de manière structurée et compréhensible. L'objectif principal de l'automatisation des reportings est de simplifier et d'accélérer la production de rapports, tout en minimisant les erreurs humaines.

Dans un contexte professionnel, les reportings financiers sont essentiels pour suivre les performances, prendre des décisions éclairées et planifier l'avenir. Cependant, la création manuelle de ces rapports peut être très chronophage et source d’erreurs. L'automatisation des reportings permet de surmonter ces défis en fournissant des rapports précis et opportuns sans nécessiter d'intervention humaine constante.

Pourquoi automatiser les reportings ?

De plus en plus de solutions modernes 100% web telles que Qotid, permettent aujourd’hui d’automatiser les reportings. Ce type de logiciel dédié au pilotage de la performance offre de nombreux avantages et peut résoudre plusieurs problèmes fréquemment rencontrés dans la gestion et la consolidation des données.

Les avantages de l’automatisation des reportings

👉Gain de temps : L'automatisation des reportings permet de gagner un temps précieux. En effet, la collecte et la présentation des données sont des tâches qui peuvent être très chronophage.
Surtout, une fois que vous avez effectué vos paramétrages, vous n’avez généralement plus besoin de retoucher à quoi que soit.

👉 Fiabilité des données : L'automatisation minimise les erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la collecte des données. Les reportings automatisés sont donc plus fiables et précis.

👉 Accessibilité : Les reportings automatisés peuvent être facilement accessibles à tous les membres de l'entreprise, ce qui favorise la transparence et la collaboration.
Certains outils proposent même des circuits de validation des reportings personnalisables. 

👉 Suivi en temps réel : L'automatisation permet un suivi en temps réel des indicateurs clés de performance (KPI), ce qui facilite la prise de décision.

Les problèmes que l’automatisation des reportings peut résoudre

👉 Gestion des volumes importants de données : Plus l’entreprise se développe, plus le volume de données généré s’accroit également, l'automatisation des reportings devient alors une nécessité pour gérer efficacement ces informations.

👉 Complexité des données : Il n’est pas toujours évident de déterminer quelles données présenter et mettre en avant sous une forme claire et compréhensible pour tous.
Automatiser ses reportings permet de simplifier l’analyse et la présentation des données, rendant les reportings plus attrayants et exploitables.

👉 Mise à jour des données : L'automatisation assure une mise à jour régulière et automatique des données, ce qui garantit d’avoir à portée de main, un reporting pertinent et à jour. 

👉 Sécurité des données : L'automatisation peut également contribuer à renforcer la sécurité des données en limitant les risques de perte ou de vol.

Les défis liés aux outils d’automatisation des reportings

L'automatisation des reportings, bien que bénéfique, présente également des défis et des limites. 

👉 Coût initial plus ou moins élevé selon le type d’outil choisi : Un logiciel de gestion et d’automatisation des reportings représente bien sûr un coup pour l’entreprise, qui selon sa taille, pourra ou non se permettre son acquisition.
C’est pourquoi nous vous conseillons de privilégier des solutions cloud avec ou sans engagement afin d’éviter un investissement de départ trop important. 

👉 Attention à la complexité technique : Certains outils, tel que Power BI par exemple, nécessitent un certain niveau d’expertise technique pour la mise en place et la maintenance des systèmes. Cela peut être un défi pour les entreprises qui n'ont pas de personnel dédié car elles devront généralement faire appel à un prestataire externe lorsque leurs besoins évolueront au fil du temps. 

Comment automatiser ses reportings ?

Un reporting pertinent et fiable repose généralement sur 2 points en particulier :
1. Un outil/logiciel efficace
2. Une idée précise des données à collecter dans le but d’établir un processus d’automatisation adapté

Le logiciel de Business Intelligence (BI) est particulièrement adapté à l’automatisation des reportings. Ce type d’outil est conçu pour collecter et analyser les données provenant de diverses sources. Un outil BI peut générer des rapports automatiques basés sur ces analyses en catégorisant les différentes données dans des sections précises et définies en fonction de vos besoins. 

Le processus d’automatisation des reportings

Le processus d'automatisation des reportings peut varier en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et des outils utilisés. Cependant, le processus général comprend généralement les étapes suivantes :

👉 Définition des besoins en reporting : Cette étape consiste à identifier les informations nécessaires pour les rapports et à déterminer comment ces informations seront utilisées.

👉 Collecte de données : Les outils d'automatisation sont utilisés pour collecter les données nécessaires à partir de diverses sources.

👉 Traitement et analyse des données : Les données collectées sont traitées et analysées pour extraire les informations pertinentes.

👉 Création de rapports : Les informations extraites sont utilisées pour créer des rapports. Ces rapports peuvent être générés automatiquement à des intervalles définis.

👉 Distribution des rapports : Les rapports générés sont distribués aux parties concernées, soit par e-mail, soit via un portail en ligne.

👉 Révision et amélioration : Le processus d'automatisation des reportings est régulièrement revu et amélioré pour garantir son efficacité et sa précision.

Les étapes pour automatiser les reportings ?

1. Planification et préparation

La première étape de l'automatisation des reportings est la planification et la préparation. Cette phase implique de définir clairement les objectifs de l'automatisation, d'identifier les données nécessaires et de comprendre comment elles sont actuellement collectées et traitées. Il est également important de déterminer les indicateurs clés de performance (KPI) qui seront utilisés pour mesurer l'efficacité de l'automatisation.

La préparation implique également de s'assurer que toutes les données nécessaires sont disponibles et accessibles. Cela peut nécessiter de travailler avec différents départements ou fournisseurs de données pour garantir que toutes les informations nécessaires sont collectées de manière cohérente et fiable.

2. Sélection des outils et technologies

La deuxième étape est la sélection des outils et technologies appropriés. Il existe de nombreux outils disponibles pour l'automatisation des rapports et tableaux de bord, allant des solutions spécialisées aux plateformes de business intelligence en passant par les outils de visualisation de données.

La sélection de l'outil approprié dépend de plusieurs facteurs, notamment les besoins spécifiques de l'entreprise, le budget disponible, les compétences techniques de l'équipe et la compatibilité avec les systèmes existants. Il est important de prendre le temps d'évaluer différentes options et de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de l'entreprise.

3. Mise en œuvre et suivi

La dernière étape est la mise en œuvre et le suivi. Une fois que les outils et technologies ont été sélectionnés, ils doivent être correctement installés et configurés. Cela peut impliquer de travailler avec des fournisseurs de logiciels ou des consultants pour s'assurer que tout est mis en place correctement.

Une fois que l'automatisation est en place, il est important de la surveiller régulièrement pour s'assurer qu'elle fonctionne comme prévu. Cela peut impliquer de vérifier régulièrement les données, de surveiller les KPI et de résoudre les problèmes qui peuvent survenir. Il peut également être utile de prévoir des révisions régulières du système pour s'assurer qu'il continue de répondre aux besoins de l'entreprise à mesure qu'ils évoluent.

Étude de cas : L'automatisation des reportings d’un groupe multi-établissements

Vous l’aurez compris, automatiser le reporting financier d’une entreprise nécessite plusieurs étapes. Et lorsqu’il s’agit d’un groupe avec plusieurs établissements, le processus se complexifie un peu plus. C’est le cas de Julien B. contrôleur de gestion d’un groupe hôtelier avec plusieurs franchises dont la plupart utilisent des outils métiers (PMS) différents. Julien et sa direction avaient ainsi beaucoup de mal à collecter une donnée fiable provenant de différentes sources et d’avoir une vision claire et centralisée des indicateurs de performances clés (KPI) du groupe. Le groupe a alors décidé de travailler avec Qotid, solution SaaS de gestion financière, grâce à laquelle il peut désormais :
👉 Centraliser les données financières de tous leurs établissement sur une seule plateforme et les transformer en KPI pertinents.
👉 Suivre les performances (chiffres d’affaires, charges etc.) par établissement et consolidées en temps réel.
👉 Gagner du temps dans le processus de création budgétaire.

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F.A.Q:

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1. Qu'est-ce que l'automatisation des reportings ?

L'automatisation des reportings est un processus qui permet de générer automatiquement des rapports financiers à partir de données préexistantes en utilisant des logiciels et des outils technologiques pour collecter, analyser et présenter des données de manière structurée et compréhensible.

2. Pourquoi automatiser les reportings ?

L'automatisation des reportings permet de gagner du temps, d'améliorer la fiabilité des données, de faciliter l'accès aux rapports pour tous les membres de l'entreprise, de suivre en temps réel les indicateurs clés de performance et de résoudre les problèmes liés à la gestion de volumes importants de données, à la complexité des données, à la mise à jour des données et à la sécurité des données.

3. Comment automatiser ses reportings ?

Pour automatiser ses reportings, il faut un outil/logiciel efficace et une idée précise des données à collecter pour établir un processus d'automatisation adapté. Le logiciel de Business Intelligence (BI) est particulièrement adapté à l'automatisation des reportings. Le processus d'automatisation des reportings comprend généralement les étapes suivantes : définition des besoins en reporting, collecte de données, traitement et analyse des données, création de rapports, distribution des rapports et révision et amélioration.

En conclusion

Automatiser la production de ses reportings est un processus essentiel pour la gestion des finances d'entreprise. Elle offre de nombreux avantages, tels que l'amélioration de l'efficacité, la réduction des erreurs et la possibilité de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Cependant, son implémentation n'est pas sans défis. Il est nécessaire de bien planifier et préparer le processus, de choisir le bon outil ou logiciel, et de mettre en place un suivi efficace. Malgré les obstacles potentiels, tels que la résistance au changement ou les problèmes techniques, ces défis peuvent être surmontés avec une bonne gestion de projet et une formation adéquate. En somme, l'automatisation des reportings est une évolution incontournable pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion financière.