Utilisé dans les entreprises, le reporting est un outil essentiel en interne, faut-il encore en connaître le fonctionnement.

Qu’est-ce que le reporting ?

Le terme reporting est une expression anglophone, se traduisant par la communication de données. C’est un outil permettant de présenter un rapport des activités et des résultats d’une entreprise, en restituant des données collectées sur une période. Il peut se présenter sous plusieurs formes, comme des tableaux ou des graphiques et met en avant des indicateurs clés de performances. Il a une véritable importance en entreprise pour suivre aisément l’évolution périodique des indicateurs de performance. De plus, cet outil assez généraliste a l’avantage de pouvoir être utilisé dans tous les secteurs d’activité.

Pourquoi faire du reporting ?

Dans un premier temps le reporting va vous apporter une visualisation claire de la santé de votre entreprise en regroupant les divers indicateurs clés de performance, ce qui est nécessaire pour piloter votre entreprise et prendre des décisions. Il peut vous être utile pour mettre en lumière les bonnes ou mauvaises pratiques au sein de l’entreprise et ainsi les modifier si nécessaire. Si vous possédez plusieurs sites, exemple plusieurs restaurants, celui-ci va vous aider à comparer et analyser les activités et les performances de ces derniers pour ainsi n’en garder que le meilleur et l’appliquer à chacun. Mais pour que celui-ci soit bon et vous soit utile, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes afin de gagner du temps et de créer le reporting le plus optimal possible.

Les étapes à suivre pour un son reporting

Pour faire un bon reporting, il est préférable de suivre plusieurs conseils qui vous faciliteront la tâche. Pour être bon, il doit être lisible, capter l’attention de son destinataire, pertinent et doit permettre d’en tirer aisément des conclusions. Pour qu’il réponde à ces besoins, voici les étapes à prendre en compte lorsque vous ferez votre premier reporting :

- Son objectif : dans un premier temps, il est primordial de bien comprendre la raison pour laquelle vous devez faire ce reporting afin de savoir quelles informations doivent apparaitre sur celui-ci. Il faut donc s’intéresser au résultat final attendu et réfléchir à tous les points de données que vous souhaiteriez voir afficher sur votre reporting. Il faut s’intéresser :

• Aux données extra-comptables comme les données commerciales ou marketing importantes pour votre business (nombre de clients, quantité de produits vendus X ou Y, etc)

• Aux données comptables : chiffre d’affaires, dépenses. Il est important de réfléchir à comment vous souhaitez afficher ces informations et avec quel niveau de détail. Par exemple, vous pouvez décider d’afficher vos charges d’énergies analytiquement en séparant les charges d’eau, d’électricité et de gaz.
  
  

- La période sur laquelle se concentre vos données (mensuel, trimestre, semestre, …). Nous recommandons à toutes les entreprises de faire un reporting au minimum mensuel.

- Votre collecte de données. Certaines données seront stockées dans vos logiciels métiers, la caisse par exemple et d’autres données dans votre logiciel comptable. Lors de cette étape, chaque point de données que vous avez décidé d'être importants lors de la première étape devra être récupérable. Par exemple,  si vous avez décidé d’analyser analytiquement vos charges d'énergies réparties entre l’eau, l’électricité et le gaz, il faudra que votre comptable fasse de même dans le logiciel comptable. C’est pour cela que l’étape 1 est la plus importante puisque lorsque vous présenterez votre reporting à votre comptable (il sera le premier interlocuteur pour alimenter les données comptables) il saura mettre en place le processus comptable nécessaire pour alimenter ce reporting.

- La fréquence à laquelle vos données seront récupérées : pour cela vous pouvez utiliser de nombreux outils comme Qotid pour alimenter automatiquement votre reporting. Il est possible de faire des remontées manuelles mais celles-ci peuvent être chronophages pour vos collaborateurs et entraînent souvent des retards et des erreurs. De plus, pour plusieurs raisons, Excel fait partie des logiciels que nous vous déconseillons, nous vous expliquons pourquoi dans cet article.

- Le support utilisé pour votre reporting, papier, Excel, digital ? manuel ou automatique ? Nous recommandons bien évidemment le reporting digital. L’accès à l’information est automatique, demande moins d’effort et vos données ont moins de chance d’être compromises. L’utilisation d’un logiciel simple d’utilisation permettra à n’importe quel collaborateur de créer un rapport de gestion depuis les points de données que vous avez décidé de collecter lors de la première étape sans passer par un service informatique ou de contrôle de gestion.

- Puis enfin, lorsque vous commencez à récupérer les données sur le support de votre choix, vous pouvez mettre en place la façon dont vous allez imager les résultats, par l’utilisation de graphique, de courbe, de diagramme, de tableau...

Il est important de réaliser ces étapes dans l’ordre afin que votre reporting soit un bon outil de motivation, le choix des données est important, il est préférable de se concentrer sur les données les plus pertinentes que de trop en choisir et finir par perdre le destinataire. Faut-il tenir compte du public à qui s’adresse votre présentation ?  En effet, si elle s’adresse à votre équipe, les indicateurs ne seront surement pas les mêmes que si celle-ci s’adresse à votre direction. Il faut fournir les informations intéressantes à chaque personne pour les impliquer et que votre présentation leur soit utile. Cette étape peut être réalisée à la fin, car sur tous les points de données que vous avez jugé pertinent de récupérer, vous pouvez piocher dedans pour afficher seulement les informations importantes selon le destinataire. La mise en forme de  votre reporting est très importante. Pour que celle-ci soit une réussite elle doit être claire et compréhensible, pour cela il faut réfléchir à la façon dont vous allez représenter chaque indicateur et surtout, les rendre attrayants et visuels. Il ne faut également pas oublier de contextualiser les informations, en ajoutant des légendes, des commentaires, des titres, etc.

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Les bonnes pratiques à retenir

Voici les principaux conseils qu'il faut retenir lorsque vous allez créer et présenter votre premier reporting.

Les mauvaises pratiques du reporting

Ici, ce qu'il est préférable d'éviter, pour ne pas vous perdre dans la préparation de votre reporting  mais également pour ne pas perdre vos spectateurs lors de sa présentation.

Commencer son reporting

Vous connaissez dorénavant les points clés pour commencer à créer votre reporting. Cet outil vous apportera un regard sur la santé de votre structure, mais également un regard sur l’avenir. Il vous permettra de prendre les bonnes décisions et de mieux diriger votre entreprise. Pour vous faciliter la tâche quant à sa mise en forme et ne pas vous attarder sur Excel, il est aujourd’hui possible d’utiliser de nombreux outils alliant rapidité et simplicité d’utilisation qui vous permettront de créer quasi instantanément un reporting clair. C’est notamment une des fonctionnalités proposées par notre application Qotid, qui vous permet de gagner un temps considérable sur ce type de mission, que vous ayez ou non une première base de reporting. Vous pourrez ainsi vous consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Notre principal objectif est de simplifier et d’automatiser le processus de création de reporting pour les entreprises.

Le reporting est un outil essentiel pour les entreprises, il est donc nécessaire de l’utiliser ponctuellement afin de suivre l’évolution de vos performances et ainsi poursuivre votre développement.