5 consejos para optimizar su puesto de clientes y gestionar mejor su tesorería

Gestionar bien su tesorería siempre ha estado en el corazón de las preocupaciones de las empresas. Esto es aún más cierto en el contexto de una actividad B2B. Entre las cantidades más grandes y los ciclos de pago largos, mantener el control sobre sus gastos e ingresos puede volverse rápidamente un rompecabezas. Para evitar catástrofes, numerosas prácticas están a disposición de las empresas para gestionar mejor su tesorería, la optimización de la cuenta por cobrar es una de ellas.

Descubramos en este artículo las buenas prácticas a aplicar para ganar en eficacia en la gestión de la cuenta por cobrar, así como su impacto en la tesorería de una empresa.

1. Asegurarse de la solvencia de sus clientes

La optimización de la cuenta por cobrar no solo concierne a los equipos financieros. Comienza desde el proceso de prospección y venta, a menudo realizado por el equipo comercial. Por lo tanto, es primordial que su política de ventas sea clara y esté bien definida internamente. Así podrá adaptar sus condiciones de pago en función del perfil de solvencia de cada uno de sus prospectos o clientes.

Evaluar la solvencia de un cliente potencial implica medir el riesgo financiero que representa. El objetivo es saber si podrá pagar sus facturas. Existen varios indicadores que se pueden tener en cuenta en este análisis (ratios de solvencia, capacidad de reembolso, etc.). También es posible consultar recursos oficiales como el sitio de la DGCCRF, que recopila todas las empresas que han sido objeto de sanciones por incumplimiento de los plazos de pago. Finalmente, el boca a boca sigue siendo una ventaja indiscutible. Consultar con otros proveedores de la empresa permite obtener información concreta sobre sus comportamientos de pago.

Con condiciones de pago bien definidas y un análisis de solvencia sistemático de cada cliente, resulta más sencillo reducir el riesgo de impagos. Si un cliente representa un riesgo demasiado alto, entonces seguramente será preferible no seguir trabajando con él.

2. Tener un proceso de facturación eficiente

Un proceso de facturación eficiente y transparente es muy útil para optimizar su cuenta por cobrar. De hecho, es posible actuar a priori para evitar un retraso en el pago.

Además de contener toda la información relacionada con el producto o servicio vendido, una factura debe ser fácilmente comprensible para evitar cualquier confusión o malentendido después. Para ello, es importante mencionar:

• Las condiciones generales de venta

• El plazo de pago otorgado

• Las modalidades de pago

• Los datos de contacto del servicio al cliente para preguntas y reclamaciones

💡 Para evitar cualquier litigio con el cliente, el tipo de penalización por retraso aplicable puede mencionarse en este momento.

Más allá del contenido de las facturas, tener el plazo más corto posible antes de transmitirlas al cliente es crucial para el progreso del proceso. Esto evita comenzar la relación comercial sobre bases problemáticas debido a una factura incompleta o enviada tarde. Esta práctica también garantiza una mejor visibilidad y previsibilidad de tesorería, favoreciendo una gestión eficiente de los flujos de tesorería y una toma de decisiones más informada en materia de crédito.

3. Gestionar y analizar su cuenta por cobrar en tiempo real

El seguimiento en tiempo real de la cuenta por cobrar y el análisis de datos resultan ser ventajas esenciales para optimizar su gestión de tesorería. Al adoptar un enfoque proactivo en el seguimiento de las cuentas por cobrar y de los pagos recibidos, se vuelve más sencillo mantener una visibilidad aumentada sobre los flujos de tesorería y controlar el riesgo de impagos. Identificar rápidamente a los clientes deudores permite tomar acciones de recuperación para evitar que los retrasos en los pagos se acumulen y pesen sobre la tesorería.

Para facilitar la visualización de estos datos, existen diferentes indicadores estratégicos:

• El saldo de cuentas representa el monto total de las deudas que una empresa posee sobre sus clientes, es decir, las sumas adeudadas por los bienes o servicios proporcionados. Generalmente se segmenta según los diferentes estados de las facturas concernidas (vencidas, no vencidas, en disputa, en espera de pago…).

• El balance envejecido ofrece una visualización de las cuentas por cobrar según su antigüedad. Gracias a esta distribución por tramos de retraso, se facilita la identificación de las facturas a las que hay que hacer un seguimiento prioritario.

• El plazo promedio de pago proporciona una visión sobre el rendimiento de los clientes en materia de pago. Cuanto más rápido pague un cliente sus facturas, más bajo será su plazo promedio de pago.

• La proyección de cobros permite anticipar las entradas de dinero futuras. Basándose en el plazo de pago real de los clientes de una empresa, es posible prever el tiempo necesario antes de recibir un pago.

Al analizar estos datos, las empresas pueden elaborar estrategias de gestión de tesorería más precisas y pertinentes. Por ejemplo, pueden adaptar su estrategia de seguimiento según los comportamientos de pago de cada cliente. Esto permite ganar en eficacia y acelerar los cobros.

4. Automatizar los seguimientos a los clientes

La automatización del envío de recordatorios a los clientes es un palanca importante para optimizar de manera eficiente la cuenta por cobrar de una empresa. Esta estrategia presenta ventajas significativas en términos de eficiencia operativa, reducción de los retrasos en los pagos y mejora de las relaciones con los clientes. Con este objetivo, muchas herramientas ofrecen una solución intuitiva para facilitar esta tarea compleja y que consume mucho tiempo de seguimiento de clientes.

En primer lugar, la automatización de los recordatorios permite ahorrar un tiempo valioso. En lugar de movilizar recursos humanos en tareas manuales y repetitivas, sus equipos pueden dedicarse a tareas de mayor valor añadido. El envío de recordatorios según un plan de acción predeterminado evita cualquier riesgo de olvido o de retraso. De hecho, un cliente que no es recordado corre aún más riesgo de no pagar. Por lo tanto, es muy importante ser estricto en el proceso de seguimientos sin permitir que se pase ningún retraso. Cualquier factura vencida debe ser recordada para ser pagada.

Otro aspecto clave de la optimización de su recuperación amistosa es la personalización de los recordatorios. Adaptar el mensaje de cada correo electrónico o carta según los hábitos de comunicación del cliente refuerza la eficacia de los recordatorios y la relación comercial. Para facilitar el seguimiento de todas las acciones de recordatorio realizadas, es esencial mantener un historial completo de todos los intercambios: interacciones con los clientes, respuestas a los recordatorios, pagos recibidos… Toda esta información facilita la gestión de los dossiers de los clientes.

Al automatizar el envío de recordatorios a los clientes con un software de recuperación como LeanPay, es posible reducir en promedio su plazo de pago medio en un 20%. Esto significa que las deudas vencidas lo están durante menos tiempo, por lo que pesarán menos sobre la tesorería de la empresa.

5. Ser flexible con las opciones de pago

La optimización de la cuenta por cobrar no se detiene en el recordatorio. Lo importante aquí es que le paguen. Pero si un cliente que acaba de ser recordado no tiene idea de cómo pagar su factura, entonces todos los esfuerzos realizados previamente no sirven de nada.

Es desde el establecimiento de las condiciones generales de venta que deben aparecer las diferentes opciones de pago a disposición del cliente. Es importante ofrecer varios métodos de pago para asegurarse de que al menos uno de ellos se ajuste a los hábitos del cliente. Desde el pago por cheque, hasta la transferencia SEPA y pasando por el pago por tarjeta de crédito, no faltan opciones y cada uno podrá encontrarse entre ellas.

Finalmente, el mejor medio para que le paguen rápidamente es hacerlo en el momento adecuado. Por ejemplo, es posible proponer al cliente que pague sus facturas directamente desde el correo de recordatorio. Solo necesita consultar su situación y pagar en unos pocos clics las facturas de su elección. Por supuesto, este truco solo funciona durante recordatorios por correo electrónico y mediante un método de pago en línea.

La optimización de la cuenta por cobrar es una pieza clave para mejorar la gestión de tesorería de una empresa B2B. Pero la implementación de todos estos pasos puede resultar compleja y requerir un trabajo de organización considerable internamente. Por eso, equiparse con un software de recuperación favorece este proceso. Al centralizar todas estas acciones en una herramienta única, es mucho más sencillo gestionar su cuenta por cobrar y facilitar la toma de decisiones y maximizar su tesorería.

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F.A.Q :

1. ¿Qué es la optimización de la cuenta por cobrar?

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La optimización de la cuenta por cobrar es un conjunto de prácticas destinadas a mejorar la gestión de las cuentas por cobrar de una empresa, con el fin de reducir los retrasos en los pagos y mejorar la tesorería.

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2. ¿Por qué es importante evaluar la solvencia de un cliente potencial?

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Evaluar la solvencia de un cliente potencial permite medir el riesgo financiero que representa y saber si podrá pagar sus facturas. Esto ayuda a reducir el riesgo de impagos.

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3. ¿Cuáles son los indicadores a tener en cuenta para evaluar la solvencia de un cliente potencial?

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Existen varios indicadores que se pueden tener en cuenta en el análisis de la solvencia de un cliente potencial, como los ratios de solvencia, la capacidad de reembolso, los antecedentes de pago, etc.

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4. ¿Cómo tener un proceso de facturación eficiente?

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Un proceso de facturación eficiente implica mencionar toda la información necesaria en la factura, como las condiciones generales de venta, el plazo de pago otorgado, las modalidades de pago, los datos de contacto del servicio de atención al cliente, etc. También es importante tener el plazo más corto posible antes de transmitir la factura al cliente.

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En resumen :

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La optimización de la cuenta por cobrar es esencial para mejorar la gestión de tesorería de una empresa B2B.
Las buenas prácticas incluyen la evaluación de la solvencia de los clientes potenciales, un proceso de facturación eficiente, el seguimiento en tiempo real de la cuenta por cobrar y el análisis de datos, la automatización de los recordatorios a los clientes y la flexibilidad en las opciones de pago.

La implementación de estas prácticas puede ser facilitada por el uso de un software de recuperación.

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