¿Cómo hacer un reporting? Ejemplos y herramientas

La realización de un informe puede parecer intimidadora. En primer lugar, la cantidad de datos provenientes de diferentes fuentes puede ser muy consumidora de tiempo. Además, el análisis y la estructuración de datos en indicadores pertinentes para la empresa también pueden representar un verdadero desafío.
No obstante, a pesar de estas aparentes dificultades, la elaboración y el análisis de un informe pueden simplificarse y optimizarse con las herramientas y buenas prácticas adecuadas.

En este artículo, vamos a mostrarte cómo realizar un informe y revisar las limitaciones de algunas herramientas.      

La importancia del informe financiero

El informe presenta varios intereses importantes para las empresas.
En primer lugar, permite recopilar y analizar datos relevantes, lo que proporciona una mejor visibilidad sobre el rendimiento y los resultados. Además, esta herramienta permite medir el rendimiento en relación a los objetivos establecidos, evaluar la eficacia de las acciones implementadas e identificar las áreas de mejora. Finalmente, el informe permite identificar los riesgos potenciales y establecer medidas preventivas apropiadas.

Por otro lado, el informe financiero es particularmente importante en la medida en que desempeña un papel crucial en la toma de decisiones estratégicas. Por un lado, este tipo de software permite comunicar de manera transparente y clara los resultados financieros a las diferentes partes interesadas (internas y externas). Por otro lado, permite hacer seguimiento de tu cifra de negocios y tus gastos. También, el informe financiero permite comparar tus previsiones con tus resultados reales para seguir tus objetivos.

Ejemplo de informe

A continuación se muestra un ejemplo de informe financiero realizado a través de la solución Qotid.

Cabe mencionar que un informe puede personalizarse con indicadores de desempeño diferentes según el sector y los objetivos de la empresa.
No obstante, el informe financiero siempre incluye, salvo excepciones, la cifra de negocios, los gastos y los beneficios.

¿Con qué frecuencia hacer un informe?

La frecuencia del informe depende de varios factores, como la naturaleza de las actividades de la empresa, las necesidades de los colaboradores, los objetivos de gestión, etc.

En teoría, un informe semanal puede ser beneficioso para mantener una vigilancia constante de las actividades y reaccionar casi en tiempo real a las evoluciones de los KPI importantes.
No obstante, hay que señalar que en la práctica, pocas empresas realizan un informe semanal.

De hecho, en lo que respecta al informe financiero, es más común optar por un informe mensual o un informe trimestral.

El informe mensual es, de hecho, la frecuencia más utilizada por muchas empresas.
Esto permite reunir y analizar los datos financieros de manera más profunda, incluyendo indicadores clave como los ingresos, los gastos, los márgenes de beneficio, los flujos de caja, etc. La frecuencia regular del informe financiero proporciona una visión global de la salud financiera de la empresa, facilitando así la toma de decisiones. 
Es importante señalar que la frecuencia del informe puede variar de una empresa a otra y debe adaptarse a las necesidades específicas y las limitaciones de cada organización.

Excel, una herramienta de informes con limitaciones

¿Cuáles son las herramientas a utilizar para realizar un buen informe?
La más conocida de todas es, por supuesto: el informe de Excel (o Google Sheets).  Excel es un software muy utilizado para la recolección de datos.
Dada su popularidad, es totalmente normal que la primera idea que tengas para construir tu informe sea utilizar una hoja de cálculo. Sin embargo, ten en cuenta que esta herramienta también tiene muchas limitaciones.‍

-  El uso de una hoja de cálculo presenta riesgos de errores: A medida que tu empresa crece, la cantidad de datos que deberás manejar también lo hará. La manipulación de datos en Excel es un proceso manual, extremadamente sensible a errores de entrada. Una simple celda con una fórmula incorrecta y tu informe estará completamente equivocado…

- Las hojas de cálculo son bastante complejas de mantener: Incluso si la ubicación de la fuente de datos es conocida, no es fácil identificar los errores en una fórmula de Excel.

-  Excel tiene limitaciones en términos de diseño y automatización : Los informes no son visualmente atractivos. Además, los usuarios principiantes deben recurrir a colegas con formación avanzada en Excel para realizar informes avanzados.
Finalmente, puede ser complicado obtener una instantánea con una hoja de cálculo dada la cantidad de acciones manuales a realizar.

 - Las hojas de cálculo presentan riesgos para la seguridad de tus datos: ¡Tus datos en una hoja de cálculo pueden ser fácilmente copiados/pegados, incluso enviados a tus competidores!

Aunque un software de informes sea necesario para todas las empresas, nada puede ser más desagradable que pasar todo tu tiempo ingresando datos en una hoja de Excel. 
El informe debe ser visual, transmitir mensajes, facilitar (buenas) decisiones… En resumen, ¡ser agradable!

¿Cómo hacer un buen informe?

Para establecer un informe eficaz, es esencial seguir un enfoque estructurado. Sin más preámbulos, te damos los 5 pasos clave para lograr un informe. 

Paso 1: Determinar los objetivos y los datos a recopilar: Determinar tus objetivos e identificar los indicadores pertinentes a seguir te ayudará a seleccionar los datos necesarios para evaluar el rendimiento y tomar decisiones informadas.

Paso 2: Recopilar los datos: Después de haber determinado tus objetivos, es necesario recopilar los diferentes datos a partir de las herramientas utilizadas en tu organización, como tus herramientas comerciales, tus herramientas contables y otras herramientas de gestión.

Paso 3: Organizar y analizar los datos: Los tableros de control proporcionarán una visualización clara y concisa de los indicadores clave, facilitando así la comprensión e interpretación de los datos por parte de todos.

Paso 4: Cuida la forma y facilita la interpretación: Hacer que los indicadores sean visualmente “atractivos” representa también una gran parte del trabajo (gráficos, colores, leyendas, tableros de control, etc.)
Solo será más fácil identificar tendencias, desviaciones u oportunidades de mejora. 

‍Paso 5: Comunicar los resultados: Finalmente, comunica los resultados de manera clara y concisa a tus colaboradores, enfatizando las principales conclusiones y las acciones recomendadas. El proceso de informes es iterativo, por lo que es importante evaluar y ajustar regularmente tus prácticas para asegurarte de que continúen siendo relevantes y útiles. 

Siguiendo estos cinco pasos, podrás implementar un informe sólido que respalde la toma de decisiones informadas y el rendimiento de tu empresa.

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En conclusión:

Aunque la realización de un informe puede asustar, con la cantidad de datos a manejar y los desafíos de análisis que conlleva, este artículo demuestra que con las herramientas y prácticas adecuadas, esta tarea puede simplificarse y optimizarse.
El informe financiero reviste una importancia crucial para las empresas, ofreciendo visibilidad sobre el rendimiento, facilitando la toma de decisiones estratégicas y permitiendo identificar áreas de mejora y riesgos potenciales. Mientras que el informe de Excel sigue siendo popular, sus limitaciones en términos de errores, complejidad y seguridad de datos subrayan la necesidad de soluciones más especializadas.

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F.A.Q :

1. ¿Cuál es la diferencia entre un tablero de control y un informe?

El informe es la representación de los KPI en forma de reporte de actividad. Generalmente hablamos de informes semanales, mensuales o trimestrales. Es un proceso más amplio que va desde la recolección hasta el análisis de datos.
El tablero de control es generalmente utilizado a diario. Hace hincapié en el análisis de indicadores específicos en tiempo real.

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2. ¿Quién elabora el tablero de control?

Las personas encargadas de la finanza o contabilidad. Utilizan su experiencia profesional y su conocimiento de los objetivos estratégicos para identificar los indicadores clave de rendimiento (KPI) pertinentes a seguir.

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3. ¿Cuál es el propósito de un informe financiero?

El propósito principal de un informe financiero es proporcionar una visión general clara, precisa y regular del rendimiento financiero de una empresa durante un período determinado. El informe sirve para guiar a los gerentes y sus equipos en una mejor toma de decisiones.