El acceso de los datos a los empleados, un tema estratégico para la empresa

La época actual se caracteriza por la cantidad sin precedentes de datos creados cada día. En las empresas, esta cantidad de datos resulta especialmente importante para la toma de decisiones, como lo demuestra el creciente éxito de las soluciones de Business Intelligence. De hecho, el acceso a estos datos por parte de los empleados puede resultar beneficioso en muchos aspectos. Sin embargo, a menudo solo tienen acceso limitado o difícil, por razones de seguridad, o simplemente porque esta práctica no forma (aún) parte de la cultura de la empresa. Entonces, ¿qué solución adoptar para unir un buen acceso a los datos y una seguridad óptima?

El acceso a los datos, clave del éxito de la empresa

Un buen acceso de los empleados a los datos presenta diferentes beneficios para todas las partes interesadas de la empresa. Para los directivos, tener equipos al tanto de la evolución de los indicadores es una ventaja considerable. De hecho, al integrar a los empleados en el seguimiento de la actividad, la empresa los convierte en actores del rendimiento global, a diferencia de un funcionamiento en el que los datos se les presentan solo periódicamente en una reunión. Integrar una dosis de monitoring en su trabajo también aumenta su compromiso en la vida de la empresa y hace su actividad allí más gratificante. Mejor aún, este compromiso incrementado parece tener un impacto positivo en el rendimiento, como demostró Gallup en 2012. En su estudio sobre el tema, la firma estadounidense mostró que las empresas con el mayor compromiso tenían una productividad más del 20% superior a aquellas cuyos empleados tenían el compromiso más bajo. Además, recibían calificaciones un 10% mejores por parte de sus clientes.

Sin embargo, las empresas son reacias a establecer una política de acceso a los datos

No obstante, la realidad de la empresa a menudo está muy lejos de este objetivo. Un estudio realizado en el Reino Unido por ObjectiveIT mostró numerosas deficiencias en este aspecto. Por ejemplo, más de la mitad de los empleados encuestados afirmaron obtener más información sobre el rendimiento de su empresa por sus propios medios que de la propia empresa. De hecho, varios factores impiden un buen acceso a los datos por parte de los empleados de una empresa.

En primer lugar, el acceso a los datos por parte de los empleados plantea una cuestión relacionada con la seguridad de los datos. A menudo reacias a una política abierta por razones de seguridad, las empresas limitan estrictamente el acceso a los datos. Entre las razones citadas con frecuencia, está el riesgo de una filtración de datos debido a un acto interno. Si bien la malicia existe, los empleados también pueden ser negligentes, provocando involuntariamente una filtración. Este riesgo es aún más importante dado que los datos se exportan fácilmente. En 2018, no menos del 40% de los decisores encuestados por Shred-Itestimaron que su último incidente se debió a este tipo de comportamiento.

Una solución a este riesgo es la adopción por parte de la empresa de una solución de software adecuada, que permita un acceso a los datos limitado a los empleados. Estos, por ejemplo, podrán consultar los datos en relación directa con su actividad, y no todos, limitando el riesgo de filtración. Además, al confiar la tarea de exportar los datos (hacia una hoja de cálculo, por ejemplo) solo a un número restringido de colaboradores, la empresa reduce aún más las posibilidades de robo de datos. Este tipo de configuración es posible en el caso de un software con un sistema de perfiles personalizados, permitiendo al administrador otorgar permisos de acción sobre los datos caso por caso.

Las competencias son a veces el factor limitante

Sin embargo, la seguridad por sí sola no explica el mal acceso a los datos en las empresas. A veces, la dificultad de uso de las bases de datos simplemente impide al empleado acceder a los datos. Uno de los principales obstáculos en este campo son las consultas en SQL -el Structured Query Language- necesarias para interrogar la base. Estas, aunque responden a una sintaxis lógica, requieren de la experiencia por parte del empleado. A la dificultad y la lentitud del procedimiento se suma, por tanto, una vulnerabilidad para la empresa, que se vuelve dependiente de este conocimiento.

Ante esto, la empresa puede responder formando masivamente a la utilización de bases de datos en SQL o, mejor aún, cambiando de software por uno más fácil de usar. En ello, un software con una interfaz gráfica representa a veces un progreso para los equipos, permitiéndoles interrogar los datos, sin necesidad de competencias particulares. Mejor aún, también les permiten destacarlos y explotarlos fácilmente, a través de indicadores, sin necesidad de fórmulas o cálculos especiales. Además, esta simplificación también beneficia a los empleados mejor formados, ya que pueden obtener importantes ahorros de tiempo en sus búsquedas.

Hacia una política de acceso a los datos eficiente

No obstante, una política de acceso a los datos eficiente no debería consistir en un acceso todos azimut de todos a todos los datos. Además de ser poco pertinente, ya que un empleado no debería necesitar más que los datos relativos a su departamento, esta sería incluso contraproducente. Un estudio de la American Psychology Association mostró, en particular, que cambiar de una tarea a otra podía ocupar hasta un 40% de un día laboral. Así, se comprende fácilmente que exponer a los empleados a demasiados datos ralentiza más de la cuenta la realización de las tareas. Finalmente, esta sobreexposición a la información no genera sino su cuota de estrés.

Por lo tanto, una política eficaz se apoya en un acceso medido a los datos, donde cada empleado tendrá a su disposición la información clave que le concierne directamente. A este respecto, una solución de software que disponga de un sistema de perfiles diferenciados parece, una vez más, recomendada.