La réalisation d’un reporting peut sembler intimidante. Tout d’abord, la quantité de données en provenance de différentes sources peut-être très chronophage. Ensuite, l’analyse et la structuration des données en indicateurs pertinents pour l’entreprise peuvent également représenter un vrai défi.
Cependant, malgré ces apparentes difficultés, la réalisation et l'analyse d'un reporting peuvent être simplifiées et optimisées avec les bons outils et les bonnes pratiques.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment réaliser un reporting et revenir sur les limites de certains outils.
L’importance du reporting financier
Le reporting présente plusieurs intérêts majeurs pour les entreprises.
Tout d'abord, il permet de collecter et d'analyser des données pertinentes, ce qui offre une meilleure visibilité sur les performances et les résultats. De plus, cet outil, permet de mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés, d'évaluer l'efficacité des actions mises en place et d'identifier les domaines d'amélioration. Enfin, le reporting permet d'identifier les risques potentiels et de mettre en place des mesures préventives appropriées.
Par ailleurs, le reporting financier est particulièrement important dans la mesure où il joue un rôle crucial dans la prise de décision stratégique. D’une part, ce type de logiciel permet de communiquer de manière transparente et claire les résultants financiers auprès des différents parties prenantes (internes et externes). D’autre part, il permet de suivre votre chiffre d’affaires et vos charges. Également, le reporting financier permet de comparer votre prévisionnel avec votre réel pour suivre vos objectifs.
Exemple de reporting
Voici un exemple de reporting financier réalisé via la solution Qotid.
À noter qu’un reporting peut-être personnalisé avec des indicateurs de performance différents selon le secteur et les objectifs de l’entreprise.
Néanmoins, le reporting financier comprend toujours, sauf exception, le chiffre d’affaires, les charges et les bénéfices.
À quelle fréquence faire un reporting ?
La fréquence du reporting dépend de plusieurs facteurs, tels que la nature des activités de l'entreprise, les besoins des collaborateurs, les objectifs de gestion etc.
En théorie, un reporting hebdomadaire peut être bénéfique pour maintenir une surveillance constante des activités et réagir quasiment en temps réel aux évolutions des KPI importantes.
Cependant, il faut noter qu’en pratique, peu d’entreprises effectuent un reporting hebdomadaire.
En effet, en ce qui concerne le reporting financier, il est plus courant d'opter pour un reporting mensuel ou un reporting trimestriel.
Le reporting mensuel est d’ailleurs la fréquence la plus utilisée pour de nombreuses entreprises.
Cela permet de rassembler et d'analyser les données financières de manière plus approfondie, en incluant des indicateurs clés tels que les revenus, les dépenses, les marges bénéficiaires, les flux de trésorerie, etc. Le reporting financier a une fréquence régulière fournit une vision globale de la santé financière de l'entreprise et facilite donc la prise de décision.
Il est important de noter que la fréquence du reporting peut varier d'une entreprise à l'autre et doit être adaptée en fonction des besoins spécifiques et des contraintes de chaque organisation.
Excel, un outil reporting avec des limites
Quels sont les outils à utiliser pour réaliser un bon reporting ?
Le plus connu de tous est bien évidemment : le reporting Excel (ou google sheet). Excel est un logiciel très utilisé pour la collecte de données.
Au vu de sa popularité, il est tout à fait normal que la première idée que vous ayez pour construire votre reporting soit d’utiliser une feuille de calcul. Cependant, soyez conscient que cet outil possède aussi de nombreuses limites.
- L’utilisation d’un tableur présente des risques d’erreurs : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de données que vous devrez manipuler le sera également. La manipulation de données dans Excel est un processus manuel, extrêmement sensible aux erreurs de saisies. Une simple cellule avec une mauvaise formule et votre reporting sera entièrement erroné…
- Les feuilles de calcul sont assez complexes à maintenir : Même si l’emplacement de source de données est connu, il n’est pas chose aisée d’identifier des erreurs dans une formule Excel.
- Excel est limité en termes de mise en page et d’automatisation : Les rapports ne sont pas visuellement attrayants. De plus, les utilisateurs débutants doivent se tourner vers des collègues ayant une formation avancée sur Excel pour réaliser des rapports avancés.
Enfin, il peut être compliqué d’avoir de l’instantané avec un tableur vu le nombre d’actions manuelles à effectuer.
- Les tableurs présentent des risques pour la sécurité de vos données : vos données dans une feuille de calcul peuvent facilement être copiées/collées, voire envoyées à vos concurrents !
Bien qu’un logiciel de reporting soit nécessaire à toutes les entreprises, il n’y a rien qui puisse être plus désagréable que de passer tout son temps à rentrer des données dans une feuille Excel.
Le reporting doit être visuel, dégager des messages, faire prendre des (bonnes) décisions… En bref être agréable !
Comment faire un bon reporting ?
Pour établir un reporting efficace, il est essentiel de suivre une approche structurée. Sans plus attendre, nous vous donnons les 5 étapes clés pour réussir un reporting.
Étape 1 : Déterminer les objectifs et les données à collecter : Déterminer vos objectifs et identifier les indicateurs pertinents à suivre vous aidera à sélectionner les données nécessaires pour évaluer les performances et prendre des décisions avisées.
Étape 2 : Collecter les données : Après avoir déterminer vos objectifs, il est nécessaire de collecter les différentes données à partir des outils utilisés dans votre structure, tels que vos outils métiers, vos outils comptables et autres outils de gestion.
Étape 3 : Organiser et analyser les données : Les tableaux de bord fourniront une visualisation claire et concise des indicateurs clés, facilitant ainsi la compréhension et l'interprétation des données par tous.
Étape 4 : Soigner la forme et faciliter l’interprétation : Rendre les indicateurs visuellement “agréables” représente également une grosse partie du travail (graphiques, couleurs, légendes, tableaux de bord etc.)
Il n’en sera que plus facile d’identifier des tendances, écarts ou opportunités d'amélioration.
Étape 5 : Communiquer les résultats : Enfin, communiquez les résultats de manière claire et concise à vos collaborateurs, en mettant l'accent sur les principales conclusions et les actions recommandées. Le processus de reporting est itératif, il est donc important d'évaluer et d'ajuster régulièrement vos pratiques pour vous assurer que celui-ci reste pertinent et utile.
En suivant ces cinq étapes, vous pourrez mettre en place un reporting solide qui soutient la prise de décision éclairée et la performance de votre entreprise.
Qotid, la solution sur-mesure pour gérer vos données financières
Qotid est une solution SaaS tout-en-un de gestion financière et de pilotage de la performance à destination des TPE/PME et des groupes multi-établissements. Qotid est une solution complète de centralisation, visualisation et automatisation des opérations financières. Grâce à Qotid, vous pouvez consolider la donnée de tous vos établissements sur une une plateforme unique et créer des reportings et tableaux de bord sur-mesure pour suivre la rentabilité de votre business en temps réel. Concrètement, vous pouvez connecter vos logiciels comptables et vos logiciels métiers (PMS, caisse, POS etc.) pour créer des rapports personnalisés et des comptes de résultat. Qotid permet également de créer des budgets et des scénarios en illimité et d’analyser vos performances et vos écarts (N,N-1, Budget).
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En conclusion :
Bien que la réalisation d'un reporting puisse faire peur, avec la quantité de données à gérer et les défis d'analyse qui en découlent, cet article démontre qu'avec les bons outils et pratiques, cette tâche peut être simplifiée et optimisée.
Le reporting financier revêt une importance cruciale pour les entreprises, offrant une visibilité sur les performances, facilitant la prise de décision stratégique et permettant d'identifier les domaines d'amélioration et les risques potentiels. Alors que le reporting Excel reste populaire, ses limites en termes d'erreurs, de complexité et de sécurité des données soulignent la nécessité de solutions plus spécialisées.
F.A.Q :
1. Quelle est la différence entre le tableau de bord et le reporting ?
Le reporting est la représentation des KPI sous forme de rapport d’activité. On parle généralement de reporting hebdomadaire, mensuel ou trimestriel. Il s'agit d'un processus plus large allant de la collecte à l'analyse des données.
Le tableau de bord quand à lui est généralement utilisé quotidiennement. Il met l'accent sur l'analyse d'indicateurs spécifiques en temps réel.
2. Qui élabore le tableau de bord ?
Les personnes en charge de la finance ou de la comptabilité. Ils utilisent leur expertise métier et leurs connaissances des objectifs stratégiques pour identifier les indicateurs clés de performance (KPI) pertinents à suivre.
3. Quel est le but d'un reporting financier ?
Le but principal d'un reporting financier est de fournir une vue d'ensemble claire, précise et régulière de la performance financière d'une entreprise sur une période donnée. Le reporting sert à guider les managers et leurs équipes dans une meilleure prise de décisions.
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