Nous l’avons abordé dans les articles précédents, un tableau de bord est d’une grande aide à la prise de décision et d’une grande efficacité. Destiné à l’ensemble d’une équipe (chef d’entreprise, manager etc...), cet outil apporte une vision synthétique sur les points essentiels au fonctionnement de la société. Mais, mettre en place un reporting dans une structure n’est pas chose aisée, encore moins un reporting de qualité.  Vous trouverez ici les 4 étapes indispensables pour créer votre propre reporting.

Étape 1 : Définition des objectifs

Le reporting est un outil indispensable pour aider les dirigeants à mesurer et mieux comprendre l’évolution de leur activité. C’est un véritable d’outil d’aide à la décision. Utilisé dans plusieurs domaines, il sert à suivre l’évolution d’une activité ou d’un service afin d’anticiper et d’adapter le fonctionnement de l’entreprise. Également à suivre les coûts d’une activité ou d’un service afin d’allouer de la meilleure manière qui soit les ressources disponibles de l’entreprise (temps de travail, financements, compétences, matières premières...)

Les différentes missions du reporting en entreprise :

• Dévoiler les forces et faiblesses d’une entreprise : Il permet de réaliser des changements pour améliorer les faiblesses observées

• Dévoiler les potentielles opportunités de marché

• Suivre la réalisation de vos plans d’action, à différentes étapes, et de les améliorer en cas de besoin.

• Informer les équipes d’une situation (évolutions à venir / en cours, actualités de l’entreprise…)

Comme pour les objectifs de performance de votre entreprise, vous devez clairement définir les objectifs de vos reportings et tableaux de bord. C’est une étape importante à ne pas manquer. Voici quelques questions supplémentaires que vous pouvez vous poser pour vous aider à définir vos objectifs : Qui sont les destinataires ? Utilisent-ils déjà un système de reporting ? Sont-ils à l’aise avec ces outils ? Et quels sont les types de tableaux de bord dont ils ont besoin ? De quelles informations ont-ils besoin ?

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Étape 2 : Les indicateurs de performance à suivre

Une fois vos objectifs fixés, il est temps de définir les indicateurs que vous allez devoir mesurer pour analyser la performance de votre entreprise. Il existe 3 grands types d’indicateurs : ‍

• ‍Les indicateurs financiers : résultat net, marge brute, prix d’achat des matières premières, EBE, BFR, seuil de rentabilité...‍

• Les indicateurs d’activité : chiffres d’affaires (CA), nombre de produits vendus VS nombre de produits créés...‍

• Les indicateurs de qualité : nombre de réclamations, taux d’accueil téléphonique, taux de non-conformité…

Selon la nature de l’entreprise, les indicateurs à suivre ne seront pas les mêmes, n’auront pas les mêmes priorités. Par exemple, le domaine de l'hôtellerie a besoin de connaître le taux d’occupation des chambres, le REVPAR, le coût d’une chambre à blanc, le coût des matières premières pour les petits-déjeuners… Alors que des plateformes d'e-commerce chercheront d'abord à établir le chiffre d'affaires réalisé par type de produits vendus, le nombre d’ajouts au panier, le taux d’abandon de panier...

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Étape 3 : Actualiser régulièrement les données

La bonne fréquence de mise à jour peut être difficile à établir. Pour la trouver, voici quelques questions à vous poser : sur quelle période moyenne les résultats sont susceptibles d’être plus parlants ? À quelle échéance les performances observées vous permettront elles d’agir ?

Parfois, il sera plus intéressant de suivre vos données sur plusieurs semaines ou mois, plutôt qu’en analysant simplement vos performances hebdomadairement ou quotidiennement.

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Étape 4 : La conception du reporting

Le choix de la solution technique

Si Excel est l’outil idéal pour faire ses pre­­mières armes dans le reporting, il deviendra vite un outil obsolète dès lors que vous aurez besoin d’une analyse poussée de vos données. Pour pallier lacunes d’Excel, il existe des solutions intégrées à vos logiciels de gestion, mais également des solutions SaaS. L'important est que l’outil sélectionné soir simple d’utilisation et efficace. L’interface doit être pensée pour permettre une bonne expérience utilisateurs, les graphiques doivent être agréables à consulter et compréhensibles en un coup d'œil. Une interface conviviale, des graphiques agréables à consulter... Ces éléments jouent un rôle non négligeable dans l'appropriation de l'outil.

Identifier les sources de données

Quelles données allez-vous devoir collecter ? Sur quelles sources se trouvent ces données ? L’idée à cette étape est d’identifier toutes les sources de données qui alimenteront vos tableaux de bord (CRM, banques, logiciels de gestion commerciale, logiciels de comptabilité, réseaux sociaux, logiciels de mailing…) Concrètement, vous devez lister tous les logiciels ou applications que vous utilisez. Demandez-vous ensuite si les données contenues sont importantes pour l’analyse de vos performances.

La structure du reporting

La mise en page et l'organisation des informations au sein du tableau de bord sont des éléments indispensables afin d’obtenir un ensemble simple, cohérent et efficace ! Et cette structure est propre à chaque entreprise. Il existe plusieurs manières de présenter les informations sur votre tableau de bord (par groupe d'indicateurs, par niveau de détail, par lien de causalité).

Vous connaissez désormais les étapes à respecter pour créer votre propre reporting alors, à vous de jouer !