¿Cómo elaborar un presupuesto previsional?

El presupuesto previsional es una herramienta de gestión indispensable para cualquier empresa. Sin embargo, elaborar un presupuesto previsional no siempre es tarea fácil. ¿Por dónde empezar ? ¿De qué gastos hay que tener en cuenta ? ¿Cómo prever sus gastos sin olvidar nada ? Descubra en este artículo todos nuestros consejos para elaborar un presupuesto previsional.

Paso 1: La elección de la herramienta

¿Qué herramienta elegir para realizar su presupuesto previsional? Hay tres maneras de construir un presupuesto previsional :

• Utilizando Excel u otras hojas de cálculo. Si bien esta clase de herramientas ofrece una notable flexibilidad de uso, la tarea es, sin embargo, extremadamente consumidora de tiempo. Además, requiere tener tanto buenos conocimientos en contabilidad como habilidades en modelización financiera, bajo el riesgo de encontrarse con celdas vinculadas incorrectamente y errores en los números.

• Contratando los servicios de un experto contable. Esta opción permite liberar una gran carga de trabajo, pero es particularmente costosa.

La mejor solución sigue siendo la de una herramienta de presupuesto previsional, y más en general de reporting de gestión ¿qué es el reporting? en línea. De hecho, estas herramientas permiten un ahorro de tiempo considerable gracias a la automatización y una ergonomía pensada para facilitarle la experiencia. Además, si tiene problemas, o si no logra implementar todo, un equipo de soporte está a su disposición. A diferencia de Excel, donde si se comete un error, nadie podrá ayudarle a corregirlo.

Paso 2: Referirse a los datos históricos de la empresa

Antes incluso de realizar su presupuesto previsional, deberá hacerse con cierta información:

• Los datos históricos de su empresa (estados financieros de años pasados, presupuestos previsionales anteriores, KPI’s…)

• Su conocimiento del sector

• Su estudio de mercado

•  …

Todos estos datos son importantes porque le permitirán entender cómo ha evolucionado la empresa en los planos operativos y financieros (ejemplo: crecimiento de la facturación, evolución de la estructura de costos, inversiones y palancas de crecimiento implementadas.)

Paso 3: Listar los ingresos y los gastos

El presupuesto previsional es una tabla con columnas que representan los meses y filas que representan partidas de gastos o ingresos. En esta tabla deben figurar:

• Los ingresos (= entradas de dinero)

• Los gastos (= salidas de dinero)

Los ingresos

Primero hay que establecer una lista de las entradas de dinero que pueden surgir en los próximos meses. Para facilitar el ejercicio, puede categorizarlas

• Subvenciones o ayudas financieras auxiliares (reembolso URSAFF, prima de empleo, crédito de investigación…)

• Ventas & facturaciones a clientes

• Diversos préstamos bancarios, factoring, crowdlending…

• Aportes de capital

• El crédito de IVA (si deduce más IVA del que recauda)

• Aportes a cuenta corriente de socios

Puedes ser aún más detallado según tus necesidades. Por ejemplo, puedes precisar si la entrada se ha realizado en efectivo, cheque, por transferencia bancaria, etc...

Los gastos

Ahora es el turno de los gastos de recibir el mismo tratamiento. Liste todos sus gastos (salidas de dinero).

Los gastos fijos: Los gastos fijos corresponden a los gastos que son recurrentes.

• Gastos de locales: Alquiler, limpieza y mantenimiento general, suscripciones (internet, teléfono, software…), agua y electricidad;

• Gastos de personal: sueldo, cargas patronales, cargas sociales, tickets de restaurante;

• Seguros (de bienes, de responsabilidad…);

• Compra de suministros;

• Marketing (publicidades, SEA, redes sociales, folletos, ferias…);

• Reembolso de préstamos;

• Gastos bancarios (mantenimiento de cuenta, comisión de intervención);

• Impuestos;

• IVA.

Los gastos variables: Los gastos variables, también llamados "gastos de actividad" o "gastos operativos", varían en función de la actividad de una empresa y del aumento de su cifra de negocio.

• Compra de materia prima y otros cargos de proveedores;

• Gastos de envío;

• Gastos de transporte;

• Gestos comerciales y reembolsos a clientes;

• Proveedores (contador, abogado, subcontratación, auditores, consultor de gestión);

• Los gastos de empaque;

• Los contratos de subcontratación;

• Las comisiones;

• Los costos de distribución.

Paso 4: Hacerse las preguntas correctas

Para proteger su tesorería, sería prudente hacerse algunas preguntas. Estas le permitirán identificar los gastos que perjudican la salud financiera de su empresa:

-      ¿Cuáles son los gastos indispensables para su empresa ?

-      ¿Cuáles son los gastos innecesarios para su empresa ?

Algunas buenas prácticas según Qotid :

• Sea particularmente prudente con sus gastos variables, es bastante sencillo subestimar los gastos futuros.

• Esté atento a los plazos de pago de sus clientes y/o de sus proveedores. La fecha de ingreso o de gasto debe ser indicada con la mayor precisión posible.

• No subestime las pequeñas cantidades : seguramente piensa que por sí solas no representan gran cosa… Pero si las suma, pueden rápidamente ponerle en números rojos.

• Tenga en cuenta el riesgo de sufrir retrasos en los pagos. Ignorarlos puede ponerle en dificultades, dado que es un elemento central en su plan de tesorería. 

Para resumir:

El presupuesto previsional es una herramienta de gestión esencial para cualquier empresa. Para elaborar un presupuesto previsional efectivo, es importante elegir la herramienta adecuada, referirse a los datos históricos de la empresa, listar los ingresos y los gastos, y hacerse las preguntas correctas para proteger la tesorería. Las herramientas de presupuesto previsional en línea como Qotid son una solución recomendada por su ahorro de tiempo y su ergonomía. Es importante tener en cuenta los gastos fijos y variables, prestar atención a los plazos de pago y a las pequeñas cantidades, y prever los potenciales retrasos en los pagos.

F.A.Q :

¿Qué es un presupuesto previsional?

Un presupuesto previsional es una herramienta de gestión que permite prever los ingresos y los gastos de una empresa para un período determinado.

¿Por qué es importante elaborar un presupuesto previsional?

Un presupuesto previsional permite planificar los gastos y los ingresos de la empresa, prever las necesidades de tesorería y tomar decisiones informadas en materia de gestión financiera.

¿Cómo saber si un gasto es indispensable o innecesario para la empresa?

Para saber si un gasto es indispensable o innecesario para la empresa, se recomienda hacerse las preguntas correctas, tales como: "¿Es este gasto necesario para el funcionamiento de la empresa?", "¿Este gasto generará ingresos adicionales para la empresa?" o "¿Este gasto puede ser reducido o eliminado sin afectar la calidad de los productos o servicios de la empresa?".