Contabilidad por devengo y contabilidad de caja, las diferencias

Toda empresa debe cumplir con varias obligaciones, especialmente la de llevar una contabilidad regular. Para ello, se pueden considerar dos métodos: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. Vamos a comparar estas dos soluciones para entender cuál sería la más interesante para su empresa.

La contabilidad de caja

La contabilidad de caja consiste en registrar en su contabilidad solo los ingresos y los gastos que ya han sido cobrados o pagados. Por lo tanto, las deudas y las cuentas por cobrar no se tienen en cuenta y solo aparecen en esta contabilidad para los comerciantes que deben registrar estas transacciones al cierre del ejercicio contable. Finalmente, todos los movimientos que afectan directamente al patrimonio de la empresa se registran en el momento en que generan un flujo financiero.

El principal interés de la contabilidad de caja es que se trata de un modo de gestión de los asientos contables muy simplificado, ya que no se contabilizan las deudas ni las cuentas por cobrar. Por lo tanto, la empresa solo debe traducir las transacciones que han generado un flujo financiero. Además, esta contabilidad permite ahorrar un tiempo considerable debido principalmente a la escasez de asientos contables que requiere. 

No obstante, en ciertos casos, este método presenta algunas desventajas. De hecho, el seguimiento de las facturas impagadas requiere una organización sólida para no perderse. Además, las declaraciones mensuales del IVA calculadas a partir de los débitos requieren realizar un cálculo extra contable. Por último, no permite seguir las cuentas de terceros, como las de proveedores o clientes, por ejemplo.

La contabilidad de devengo

La contabilidad de devengo, también llamada "contabilidad de cuentas por cobrar y cuentas por pagar" o "contabilidad sobre los débitos", es otro método que permite el registro de las operaciones contables, obligatorio para ciertas estructuras. A diferencia de la contabilidad de caja, consiste en registrar todos los ingresos y gastos de la empresa, incluso si estos no han dado lugar a flujos financieros (a pagos). Así, se contabilizan las facturas de clientes y proveedores.

Su principal ventaja es, evidentemente, que la información financiera presentada es de mejor calidad. Ofrece una imagen más fiel de la realidad del resultado y del patrimonio de la empresa. Además, con este método, es más simple seguir el cobro de las cuentas por cobrar.

Sin embargo, la contabilidad de devengo no solo tiene ventajas. De hecho, este método es bastante restrictivo de implementar. Es necesario, para poder llevarla a cabo, reunir todas las facturas de la empresa para poder registrarlas correctamente en contabilidad. Esta tarea genera más asientos contables, lo que conlleva un costo mayor para la empresa.

¿Contabilidad de caja o de devengo?

No es necesario elegir entre la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. En realidad, las empresas no tienen realmente la opción del método que desean utilizar, ya que depende de su régimen fiscal. Sin embargo, pueden formular opciones que les permitan aplicar ciertas reglas de uno de los métodos.

Por defecto, es la contabilidad de devengo la que se impone a las empresas. De hecho, es el modelo obligatorio para las empresas que son gravadas como BIC (beneficios industriales y comerciales) o al impuesto corporativo (IS) bajo el régimen real normal. Para aquellas que están bajo el régimen real simplificado, es posible optar por establecer una contabilidad de caja, siempre que las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se reconozcan al cierre. Por el contrario, las empresas bajo BNC (beneficios no comerciales) llevan una contabilidad de caja, pero también pueden, a petición, llevar una contabilidad de devengo.

Finalmente, ya sea que su empresa dependa de una contabilidad de devengo o de una contabilidad de caja, debe cumplir con principios y obligaciones estrictas. Qotid le aconseja contar con el apoyo de un experto contable, que le asegurará una gestión confiable.

¿Cuáles son los efectos de estos métodos en la presentación de informes?

Desde el punto de vista del control de gestión, realizar un informe basándose únicamente en los flujos de su caja no le dará una visión clara de la rentabilidad y del rendimiento de su empresa. Por lo tanto, se desaconseja encarecidamente realizar sus informes de esta manera, a menos que los procesos implementados en su empresa no den lugar a posibles desfases de pagos entre los ingresos y los gastos. Por ejemplo, si paga a sus proveedores únicamente por domiciliación y, de la misma manera, sus clientes son debitados al realizar una compra, no habrá desfases de pagos que observar. Si no es así, el riesgo de este método contable es que se puede tener una imagen de su rentabilidad completamente distorsionada y poco representativa. 

Realizar sus informes basados en una contabilidad de devengo le dará una visión precisa de su rentabilidad y del rendimiento de su empresa. Es la única manera en que un empresario puede conocer realmente sus márgenes y su umbral de rentabilidad. Este proceso, por supuesto, exige método. Todas las facturas deben  ser registradas en contabilidad, incluso si aún no han sido presentadas en el banco. También es posible provisionar facturas no recibidas de proveedores. La idea es tener una idea precisa mes a mes de lo que ha consumido (compras) y de lo que ha facturado (ventas).

En resumen:

La contabilidad regular es una obligación para toda empresa. Existen dos métodos para llevar esta contabilidad: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo.

La contabilidad de caja consiste en registrar solo los ingresos y los gastos que ya han sido cobrados o pagados, mientras que la contabilidad de devengo registra todos los ingresos y gastos de la empresa, incluso si estos no han dado lugar a flujos financieros. La contabilidad de caja es más fácil de gestionar, pero no permite seguir las cuentas de terceros y requiere una organización sólida para el seguimiento de las facturas impagas. La contabilidad de devengo ofrece una imagen más fiel de la realidad del resultado y del patrimonio de la empresa, pero es más restrictiva de implementar y genera un costo mayor para la empresa.

La elección entre los dos métodos depende del régimen fiscal de la empresa. En lo que respecta a la presentación de informes, se desaconseja encarecidamente basarse únicamente en los flujos de caja, ya que esto puede dar una imagen distorsionada de la rentabilidad de la empresa. Es preferible basarse en una contabilidad de devengo para tener una visión precisa de la rentabilidad y del rendimiento de la empresa.

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F.A.Q :

¿Cuáles son los dos métodos para llevar una contabilidad regular?

Los dos métodos para llevar una contabilidad regular son la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo.

¿Es necesario elegir entre la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo?

No es necesario elegir entre la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. En realidad, las empresas no tienen realmente la opción del método que desean utilizar, ya que depende de su régimen fiscal. Sin embargo, pueden formular opciones que les permitan aplicar ciertas reglas de uno de los métodos. Por defecto, es la contabilidad de devengo la que se impone a las empresas.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de caja?

El principal interés de la contabilidad de caja es que se trata de un modo de gestión de los asientos contables muy simplificado, ya que no se contabilizan las deudas y las cuentas por cobrar. Por lo tanto, la empresa solo debe traducir las transacciones que han generado un flujo financiero. Además, esta contabilidad permite ahorrar un tiempo considerable debido principalmente a la escasez de asientos contables que requiere.

¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad de devengo?

Su principal ventaja es, evidentemente, que la información financiera presentada es de mejor calidad. Ofrece una imagen más fiel de la realidad del resultado y del patrimonio de la empresa. Además, con este método, es más simple seguir el cobro de las cuentas por cobrar.