Gestión del puesto del proveedor: ¿cuáles son los impactos en la tesorería?
ambre-baynaud
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18 oct 2024
La gestión de la cuenta de proveedores y la optimización de la tesorería son dos temas muy relacionados. Hoy en día, el objetivo de todas las empresas es asegurar su salud financiera. Pero, ¿qué significa eso?
La salud financiera de una empresa se traduce en el estado de su tesorería, es decir, en el monto de todas las liquidaciones inmediatamente disponibles que posee y que le permiten hacer frente a sus compromisos financieros. Esta tesorería necesita, para ser optimizada, una gestión global pertinente y precisa.
La gestión integral de una empresa se basa en la gestión de diferentes áreas. En este artículo, nos dedicaremos a la gestión de la cuenta de proveedores. Esta representa la manera en que una organización va a gestionar sus relaciones con sus proveedores. Es un componente esencial en el proceso de optimización de la cadena de valor de la empresa y, por lo tanto, influirá muy fuertemente en el estado de la tesorería final.
¿Cuál es el papel de la cuenta de proveedores?
La cuenta de proveedores juega un verdadero papel estratégico en la pervivencia de una empresa.
¿Qué es la cuenta de proveedores?
Es mucho más que una simple lista de acreedores y representa, sobre todo, un proceso que incluye tanto los contratos con los proveedores, los plazos de pago, como las deudas a pagar. La cuenta de proveedores corresponde a la manera en que la empresa va a gestionar sus relaciones con todos sus socios comerciales de los que depende, ya sea para sus materias primas, sus productos o sus servicios. Cuando la gestión de esta cuenta es efectiva, la fluidez de la cadena de suministro está garantizada: la mercancía se entrega y los pagos se realizan, lo que evita posibles controversias.
La cuenta de proveedores está compuesta de diversos elementos. Podemos identificar el número y la diversidad de proveedores, los plazos de pago, las negociaciones, las deudas a proveedores, el volumen de inventario, y el capital de trabajo.
¿Cuáles son los desafíos de la cuenta de proveedores?
La cuenta de proveedores representa para las empresas una gran cantidad de retos que deben enfrentar para disponer de una tesorería suficiente.
La negociación con los proveedores
La relación comercial mantenida entre una empresa y sus proveedores se acompaña de un vínculo de confianza. Entregar mercancías implica recibir el pago a cambio, aunque no sea inmediato y dependa de los plazos de pago establecidos.
El límite de estos plazos de pago está fijado por el código de comercio.
Salvo acuerdo entre las partes, el plazo de pago se fija en 30 días a partir de la fecha de recepción de las mercancías o de ejecución del servicio.
El plazo acordado entre las partes no puede exceder de 60 días a partir de la fecha de emisión de la factura.
Por derogación, un plazo máximo de 5 días a fin de mes a partir de la fecha de emisión de la factura puede ser convenido por contrato entre las partes.
En caso de factura periódica, el plazo acordado no puede exceder de 45 días a partir de la fecha de emisión de la factura.
Muchas empresas tienden, para optimizar su tesorería final, a negociar plazos de pago más largos con sus proveedores. El objetivo es cobrar las cuentas de los clientes antes de saldar las deudas con los proveedores. Este método, aunque muy utilizado, tiene algunas desventajas. En primer lugar, existe una deterioración potencial de la relación que la empresa mantiene con sus proveedores, lo que puede deberse a negociaciones repetidas y abusivas o al incumplimiento de los plazos establecidos. Además, este método conlleva una incapacidad para la empresa de tener una visión clara sobre su tesorería real.
Sin embargo, aunque este método de diferir los plazos de pago a los proveedores pueda ser fuente de algunos inconvenientes, no dude en implementarlo cuando enfrente problemas de tesorería, y no sepa si podrá cumplir con sus deudas. Así podrá ajustar sus pagos con cuidado, sin correr riesgos en su tesorería.
Dominar sus negociaciones con sus proveedores, de las que forman parte integral los plazos de pago, es indispensable para una empresa. Esto le garantiza una representación fiable de la tesorería real y, evidentemente, una preservación de la cooperación comercial.
El capital de trabajo
El capital de trabajo es un indicador financiero que informa sobre la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos a largo plazo sin recurrir a préstamos. Su medida traduce la salud financiera de la empresa y evalúa si podrá mantener sus operaciones e invertir en el futuro.
El capital de trabajo puede calcularse de 3 maneras diferentes:
La primera se basa en la parte superior del balance:
Capital de trabajo = Capitales permanentes - Activos inmovilizados
La segunda se basa en la parte inferior del balance
Capital de trabajo = Activos circulantes - Deudas a corto plazo
La tercera es un poco más detallada:
Capital de trabajo = Recursos estables de la parte superior del balance (capital, resultado, deudas + provisiones para cargas) - Inmovilizaciones brutas
Estos diferentes cálculos conducirán a tres interpretaciones posibles según el resultado obtenido.
El capital de trabajo es superior a 0. Esto significa que la empresa está en buena salud financiera: sus inversiones a largo plazo y sus gastos corrientes están cubiertos por los recursos.
El capital de trabajo es igual a 0. Esto significa que la empresa tiene suficientes recursos para financiar sus inversiones a largo plazo, pero no suficientes para financiar sus gastos corrientes.
El capital de trabajo es inferior a 0. Esto significa que la empresa no dispone de suficientes recursos para financiar sus inversiones: financia sus inmovilizaciones a través de deudas a corto plazo, lo que puede comprometer la financiación futura de sus gastos corrientes.
Una buena gestión de la cuenta de proveedores favorecerá para la empresa, sus recursos financieros. Esto tendrá un impacto positivo en el resultado de su capital de trabajo, lo que incluso podría contribuir a un capital de trabajo positivo y, por lo tanto, a la solvencia de la empresa.
El volumen de inventarios
Tener un volumen de stock suficiente significa que la empresa puede entregar el producto o ejecutar el servicio de inmediato. Esto también significa una buena tesorería: una empresa que experimenta una mala gestión del stock puede encontrarse con sobreabastecimiento, lo que puede conllevarle costos adicionales.
La buena gestión de la cuenta de proveedores pasa por la buena gestión del inventario: una empresa debe ser capaz de satisfacer las demandas de sus clientes. Es necesario para ella anticipar la demanda y ajustar al máximo sus aprovisionamientos de modo que evite tanto el sobreabastecimiento como la ruptura de stock. Por lo tanto, es primordial seguir la rotación de stock de cada uno de sus productos.
Además, almacenar mercancía en general le cuesta a la empresa, ya que el capital de trabajo se ve directamente afectado.
Para asegurar esta gestión de inventarios y un volumen de inventarios suficiente para satisfacer la demanda, es primordial para una empresa establecer un seguimiento regular de los inventarios.
¿Por qué es importante la gestión de la cuenta de proveedores para la salud financiera de la empresa?
La manera en que una empresa gestione sus relaciones con sus proveedores tendrá consecuencias inmediatas en su rendimiento global. Cuando las relaciones con los socios se gestionan bien, esto a menudo se traduce en una buena comunicación, una calidad constante en los productos entregados o los servicios realizados, una mayor capacidad de respuesta ante las fluctuaciones del mercado, posibilidades de negociación y condiciones de pago ventajosas.
En cambio, cuando la gestión no es rigurosa, esto puede dar lugar a rupturas de stock, costos adicionales inesperados debido a pedidos realizados con urgencia, por ejemplo, o incluso a una degradación de la reputación de la empresa.
Por estas diferentes razones, la gestión de la cuenta de proveedores es importante y puede, además de garantizar la estabilidad financiera y operativa, convertirse en una fuente de rendimiento que eleva a la empresa hacia su éxito.
Deudas a proveedores: su impacto en la tesorería
¿Qué es una deuda con proveedores?
Las deudas a proveedores corresponden a la obligación de una empresa de pagar a sus proveedores. Es el saldo existente en un contrato establecido entre una empresa y un proveedor, el que presenta el monto de cierta cantidad de productos o servicios que aún no se han pagado. La empresa recibirá una factura en la que figurará este monto, que deberá pagar dentro de un plazo acordado previamente con el proveedor. Los proveedores pueden ofrecer plazos de pago más o menos largos a las empresas, dándoles así un poco más de tiempo para contar con suficientes fondos para proceder con este desembolso. Todas estas deudas contraídas se agruparán en el pasivo del balance contable.
Las deudas a proveedores se utilizan frecuentemente para financiar la empresa y representan una fuente financiera importante (debido a que aún no han sido desembolsadas).
Es importante siempre seguir la evolución de estas deudas a proveedores para evitar desajustes demasiado importantes con respecto a la tesorería. Este seguimiento implica decisiones sobre las fechas de vencimiento de los pagos, por ejemplo, para optimizar al máximo la tesorería.
Su impacto en la tesorería
Como hemos mencionado, las deudas a proveedores influyen en la tesorería de la empresa y representan una fuente financiera importante. Hoy en día, muchas empresas buscan alargar sus plazos de pago para disponer de esta fuente financiera el mayor tiempo posible.
Altas deudas a proveedores pueden traducirse, no solo en una gran confianza de los socios comerciales hacia la empresa en cuestión, sino también en una disminución de las necesidades de capital de trabajo.
Optimizar el BFR con la gestión de la cuenta de proveedores
¿Qué es la necesidad de capital de trabajo?
La necesidad de capital de trabajo (o BFR) es un indicador que representa las necesidades de financiación a corto plazo de una empresa. Es la cantidad necesaria para las empresas para cubrir sus gastos corrientes mientras esperan el pago de sus clientes.
El BFR refleja la autonomía financiera de la empresa: si una empresa puede financiar sus cargas antes del pago de sus clientes, entonces tiene autonomía financiera.
Para calcularlo, el BFR cuenta con dos fórmulas: una simplificada y una extendida.
Fórmula simplificada
Necesidad de capital de trabajo = Cuentas por cobrar + Inventarios - Deudas (todas las deudas no financieras)
Fórmula extendida
Necesidad de capital de trabajo = Empleos de explotación - Recursos de explotación
Podemos interpretar tres resultados posibles:
El BFR es positivo: Los empleos de explotación son superiores a los recursos de explotación. Esto significa que la empresa tiene una necesidad de financiación para algunos de sus empleos. Tendrá que financiarlos con su capital de trabajo o con sus deudas financieras.
El BFR es nulo: Los empleos de explotación están cubiertos por los recursos de explotación. La empresa no tiene necesidad de financiación, pero no dispone de ningún excedente financiero.
El BFR es negativo: Los empleos de explotación están completamente cubiertos por los recursos de explotación. La empresa no tiene necesidad financiera y generará incluso un excedente que incrementará el saldo de la tesorería neta.
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¿Cómo podría la gestión de la cuenta de proveedores optimizar el BFR?
La mayoría de las veces, cuando una empresa experimenta un BFR positivo, sucede cuando sus plazos de pago establecidos con sus proveedores son más cortos que sus plazos de pago con sus clientes: tiene que desembolsar dinero que aún no ha recibido.
En la situación inversa, cuando el BFR es negativo, se dice que las empresas tienen recursos en capital de trabajo. Esto significa que los plazos de pago con los proveedores son más largos que los de los clientes. Es a menudo el caso del sector de la gran distribución, donde los clientes pagan al contado.
Para optimizar el BFR, es posible gestionar mejor su cuenta de proveedores. Por ejemplo, se podría:
Negociar los plazos de pago establecidos con los proveedores. Esto permitiría a la empresa tener un margen suficiente que le permitiría generar valor antes de proceder a cualquier pago.
Evitar al máximo los pagos anticipados.
Seleccionar a los proveedores cuyas entregas sean más rápidas. Es importante que la actividad de la empresa pueda continuar e intensificarse para generar el máximo valor mientras se espera el pago a los proveedores.
Optimizar los pedidos: asegurarse de no realizar todos los pedidos a la vez para no verse abrumado por las facturas de proveedores.
No anticipar el pago a los proveedores para obtener descuentos.
La necesidad de capital de trabajo puede optimizarse considerablemente gracias a una buena gestión de la cuenta de proveedores dentro de la empresa, siendo el objetivo siempre asegurar la salud financiera de la empresa a corto, medio y largo plazo.
Los riesgos de una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores
Una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores expone a la empresa a múltiples riesgos que pueden ser financieros, estratégicos o incluso operativos.
Los retrasos en los pagos
Uno de los riesgos resultantes de una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores es el retraso en los pagos. Los plazos, cuando se prolongan de forma repetitiva o durante demasiado tiempo, pueden afectar tanto a los proveedores como a la empresa.
El riesgo para los proveedores, especialmente para las pequeñas empresas que no disponen de suficientes recursos financieros, es quedar paralizados financieramente debido a la falta de cobro de sus facturas por parte de las empresas.
Para las empresas, los retrasos en los pagos pueden generar penalizaciones financieras significativas que podrían impactar directamente en su rentabilidad. El hecho de no saldar sus deudas con los proveedores a tiempo puede influir negativamente en las decisiones estratégicas que no estarían basadas en los números correctos. Esto también puede afectar las relaciones con los proveedores y el suministro de productos y servicios. Si los retrasos en los pagos se refieren a materias primas, por ejemplo, los proveedores pueden decidir poner fin a la relación comercial, lo que tendría una consecuencia inmediata en el suministro de la empresa.
Reputación y relaciones comerciales deterioradas
Errores en el procesamiento de facturas, retrasos frecuentes o incluso problemas de comunicación pueden surgir como resultado de una mala gestión comercial. La reputación de la empresa puede verse afectada, lo que tendrá un impacto no solo en las relaciones existentes con los socios comerciales, sino también en la capacidad de la empresa para negociar plazos favorables con nuevos proveedores.
Tesorería frágil
Pagos imprevisibles, mal planificados o retrasados repetidamente pueden conducir a una fragilidad de la tesorería de la empresa. Como resultado, la previsión de inversiones o la gestión de los costos operativos se ven comprometidas y generan importantes desequilibrios presupuestarios. Esta inestabilidad financiera podría resultar a largo plazo en la inviabilidad de la empresa.
Litigios y fraudes
Una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores puede ser el origen de litigios o fraudes. Por ejemplo, cuando una empresa contabiliza todas sus deudas a proveedores, es posible que también contabilice deudas de proveedores fraudulentos. Estas deudas se contabilizarán así al mismo nivel que las demás, lo que podría costar caro a la empresa.
Además, si estas deudas a proveedores no se gestionan bien, algunas deudas podrían quedarse impagadas o pagarse en doble, lo que podría llevar a conflictos legales costosos dentro de la empresa y con los proveedores.
Necesidad de capital de trabajo
Finalmente, la necesidad de capital de trabajo puede verse incrementada tras una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores. Plazos de pago de las deudas a proveedores demasiado largos pueden generar un exceso de deudas a proveedores en el balance en comparación con las cuentas por cobrar o los inventarios, lo que tiende a aumentar el BFR.
Por lo tanto, existen múltiples riesgos asociados con una gestión ineficaz de la cuenta de proveedores. Estos riesgos tienen consecuencias inmediatas a corto, medio y largo plazo y podrían impactar directamente en la tesorería de la empresa. Para solucionarlo, optimizar y favorecer una gestión de la cuenta de proveedores eficiente y proactiva, muchas soluciones de gestión financiera ofrecen apoyo a los líderes empresariales.
Las soluciones SaaS de gestión de la cuenta de proveedores
Hoy en día, muchas empresas adoptan soluciones SaaS de gestión financiera. Estas soluciones ofrecen una automatización avanzada, un seguimiento en tiempo real y un acompañamiento en la gestión de las relaciones que mantienen con sus proveedores.
Automatización
La automatización avanzada introducida por las soluciones SaaS en todos los procesos de gestión de la cuenta de proveedores tiene numerosos beneficios. Los errores relacionados con tareas manuales se reducen considerablemente, acelerando el procesamiento de facturas, la gestión de los plazos de pago y todas las operaciones relacionadas con los proveedores. El tiempo ahorrado gracias a esta automatización permite a los empleados o directivos de la empresa dedicarse a actividades de mayor valor añadido.
Seguimiento en tiempo real
Las empresas tienen visibilidad total sobre todas las operaciones en curso. Las soluciones SaaS les ofrecen tableros de control totalmente personalizables que permiten un seguimiento en tiempo real de los pagos realizados o a realizar, las deudas a proveedores en curso, las diferentes facturas, los acuerdos contractuales con los distintos proveedores. Este seguimiento facilita en gran medida la toma de decisiones y la previsión de la tesorería.
Gestión de las relaciones con los proveedores
Funcionalidades permiten mantener los canales de comunicación con los proveedores abiertos, establecer condiciones de colaboración transparentes y reforzar las alianzas estratégicas.
Un ejemplo de solución SaaS: Qotid
Qotid es la solución todo-en-uno que acompaña a los directivos de TPE/PME y a las direcciones financieras en su gestión financiera global. Dotado de múltiples funcionalidades en inteligencia empresarial, creación de informes, gestión de la tesorería, Qotid también ofrece funcionalidades en gestión de compras. Se han establecido numerosos recursos para permitir a los directivos gestionar mejor sus facturas de proveedores. Se trata de una plataforma colaborativa que mejora la comunicación entre los equipos, establece circuitos de validación de facturas para una organización más eficiente. Qotid también ofrece visibilidad y seguimiento en tiempo real de la tesorería, permitiendo así a los directivos tomar las decisiones más efectivas posibles.
Las soluciones SaaS son, por lo tanto, la solución para permitir a las empresas una gestión efectiva de la cuenta de proveedores. Además de ofrecer una solución perfectamente automatizada, garantizando un seguimiento en tiempo real y dotada de funcionalidades de gestión de relaciones con proveedores, estas soluciones SaaS aseguran la confidencialidad de los datos financieros, son conformes a las regulaciones vigentes en constante evolución y se adaptan perfectamente a las necesidades de las empresas debido a su alta tecnología.
La gestión de la cuenta de proveedores es, por lo tanto, una gestión que merece ser bien realizada y no ser descuidada, ya que tiene un impacto directo en la tesorería de la empresa. La cuenta de proveedores desempeña un papel esencial en la cadena de valor de la empresa y sus desafíos representan una verdadera palanca que la empresa debe explotar para optimizar al máximo su tesorería.
Una gestión ineficaz de esta cuenta de proveedores podría tener consecuencias en la salud financiera de la empresa. Para hacer frente a estos riesgos, las empresas tienen todo el interés en invertir en soluciones SaaS como Qotid, que ofrece funcionalidades en la gestión de la cuenta de proveedores, con el objetivo de acompañarlas en este proceso.
En resumen:
La gestión de la cuenta de proveedores es un elemento clave de la salud financiera de una empresa. Consiste en gestionar las relaciones con los proveedores, incluyendo los contratos, los plazos de pago y las deudas a pagar.
La cuenta de proveedores juega un papel estratégico en la pervivencia de la empresa al garantizar la fluidez de la cadena de suministro y evitando posibles litigios. Está compuesta de diversos elementos como el número y la diversidad de proveedores, los plazos de pago, las negociaciones, las deudas a proveedores, el volumen de inventarios y el capital de trabajo.
Una buena gestión de la cuenta de proveedores permite favorecer los recursos financieros de la empresa, tener una representación fiable de la tesorería real y preservar la cooperación comercial con los proveedores. Por lo tanto, es importante dominar sus negociaciones con los proveedores y seguir regularmente la evolución de sus deudas a proveedores para optimizar su tesorería.
F.A.Q:
¿Por qué es importante dominar sus negociaciones con sus proveedores?
Es importante dominar sus negociaciones con sus proveedores para garantizar una representación fiable de la tesorería real de la empresa y preservar el entendimiento comercial con los proveedores. Negociaciones repetitivas y abusivas o el incumplimiento de los plazos establecidos pueden llevar a una deterioración de la relación con los proveedores y a una incapacidad de la empresa para tener una visión clara de su tesorería real.
¿Cuáles son los elementos que componen la cuenta de proveedores?
La cuenta de proveedores está compuesta de diversos elementos como el número y la diversidad de proveedores, los plazos de pago, las negociaciones, las deudas a proveedores, el volumen de inventarios y el capital de trabajo. Representa la manera en que la empresa gestionará sus relaciones con todos sus socios comerciales de los que depende, ya sea para sus materias primas, sus productos o sus servicios.
¿Cómo puede una buena gestión de la cuenta de proveedores favorecer los recursos financieros de la empresa?
Una buena gestión de la cuenta de proveedores garantiza la fluidez de la cadena de suministro, evita los posibles litigios y preserva la cooperación comercial con los proveedores. Esto puede traducirse en una buena comunicación, una calidad constante en los productos entregados o los servicios realizados, una mayor capacidad de respuesta ante las fluctuaciones del mercado, posibilidades de negociación y condiciones de pago ventajosas. Todos estos elementos pueden contribuir a una optimización de la tesorería y a un aumento de los recursos financieros de la empresa.
